إذا لم تكن متخصصًا في إدارة المشاريع، فلا داعي للقلق. لست بحاجة إلى خلفية PM للتخطيط وإكمال مشروع سلسلة التوريد، مهما كانت طبيعته.

ولكن ما الذي يتطلبه الاستعداد لإدارة مشروع سلسلة التوريد؟ إن وضع دليل شامل مفصل خطوة بخطوة سيكون بداية مرحب بها بالفعل. إذن ها هي … ثمانية خطوات لإعداد مشروع سلسلة التوريد بنجاح.

 

الخطوة 1: دراسة حالة العمل والشراء

 

المشروع ليس مشروعًا إذا لم تكن هناك دراسة جدوى معتمدة؛ فدراسة الجدوى هي ما يعطي الحياة لمشروعك. لذلك يجب أن يكون الحصول على موافقة من مسؤول تنفيذي مسؤول هو الخطوة الأولى في إعداد مشروعك.

 

الخطوة 2: تحديد ما يعنيه “المشروع مكتمل” في الواقع

 

عادةً ما ينشأ أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل المشروع في بداية المشروع أو حتى قبله. اشتهر المؤلف ستيفن كوفي بصياغة العبارة “ابدأ والنهاية في اعتبارك أو في ذهنك”، ولكن لسوء الحظ العديد من فرق إدارة المشاريع، حتى اليوم لا تلتزم بهذه النصيحة الحكيمة.

 

علاوة على ذلك ، هناك فرق كبير بين التفكير في أنك تعرف معنى “اكتمال المشروع” والمعرفة على وجه اليقين. لسوء الحظ تبدأ العديد من المشاريع مع مديريها معتقدين أنهم يفهمون المتطلبات النهائية للمشروع ولكنهم لا يعرفون بشكل قاطع. 

 

هل يمكنك تحديد 100٪ من متطلبات مشروع كبير لسلسلة التوريد بالتفصيل قبل أن يبدأ؟

 

الإجابة هي عادة “لا” ، ولكن مثل هذه المشاريع عادة ما تكون خاطئة، وقد بدأت بأقل من 50٪ من المتطلبات المحددة بالتفصيل. سيؤدي هذا الغموض إلى القضاء على العديد من المشاريع؛ لذلك يجب أن تهدف إلى الحصول على 80٪ على الأقل من متطلبات المشروع وأهدافه مع مراعاة التفاصيل قبل البدء.

 

تؤدي الأهداف والمتطلبات غير المحددة إلى زحف نطاق المشروع، والذي بأسوأ الحالات يمكن أن يمحو الجداول الزمنية للتنبؤ ويفجر الميزانيات، لذا فإن توضيح الأهداف والنطاق هي إجراءات يجب التعامل معها على محمل الجد.

الخطوة 3: اضبط النطاق

 إذا تم تحديد جميع الأهداف والمتطلبات الأساسية لمشروعك والاتفاق عليها وتدوينها، والتوقيع عليها من قبل جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع، فستبدأ بداية أفضل من العديد من فرق المشروع بالفعل.

 

ومع ذلك لإزالة أو على الأقل تقليل احتمالية حدوث تسلل للنطاق، تحتاج بعد ذلك إلى التركيز مباشرة على هذا العنصر من المشروع. مثل الأهداف، يجب أن يكون هدفك هو تحديد النطاق بحزم.

هذا يعني تحديد كل عنصر من عناصر الحل الذي يقع ضمن نطاق المشروع تفصيل جميع الميزات المعروفة التي لن تكون في النطاق. 

 

كيفية تحديد نطاق المشروع

 

من المستحيل المبالغة في أهمية التفاصيل في هذه المهمة.

كل ذرة من المعلومات مفقودة من قائمة التسليمات داخل النطاق وخارج النطاق تمثل فرصة لنطاق المشروع للتوسع أثناء التنفيذ.

لا شك أن المهمة ستكون شاقة، وربما تتطلب العديد من التكرارات، وكلما كان المشروع أكبر وكلما زاد عدد أصحاب المصلحة المعنيين، زاد الوقت الذي سيستهلكه. فمن الأفضل دائمًا أن تمر بالألم في هذه المرحلة بدلاً من مطالبة الأشخاص بتسليمات جديدة طوال مدة المشروع.

 

كن مستعدًا لتقليص النطاق إذا لزم الأمر

هناك سبب آخر لتحديد نطاق المشروع بأكبر قدر ممكن من الوضوح؛ وهو يتعلق بالخطوة التالية في عملية الإعداد.

تذكر أنه في هذه المرحلة ما زلت بحاجة إلى ميزانية معتمدة، فماذا لو واجهت قيودًا على الميزانية عند تقديم عرض للموافقة؟ يمكنك على الأقل إعادة النظر في النطاق وتحديد العناصر التي يمكنك إزالتها لتأمين أي أموال استثمار متاحة للمشروع.

لذلك من الصحيح جزئيًا فقط أن نقول إننا ندرس النطاق. يتعلق الأمر بشكل أكبر بوضع حدود للتوسع مع السماح بحقيقة أن بعض العناصر داخل النطاق لطيفة الحصول عليها وليست ضرورية. لذلك يمكننا تقليص النطاق إذا أصبح ذلك ضروريًا للموافقة على الميزانية.

 

الخطوة 4: الحصول على الموافقة على الميزانية

دعنا نلخص بإيجاز ما نحن فيه. الآن ، يجب أن تكون قد حققت ما يلي:

• إنشاء دراسة جدوى وتلقي الموافقة التنفيذية للمضي قدمًا
• تأسيس قبول من أصحاب المصلحة الأساسيين في المشروع
• تحديد أهداف المشروع ونطاقه

لكن مشروعك يتطلب تمويلًا قبل أن يبدأ؛ لذلك هذا ما يجب أن تحصل عليه الآن. إذا كانت حالة عملك قوية وكان كل شيء آخر في صالحك، فقد تتلقى الموافقة على الميزانية التي تحتاجها لتلبية جميع متطلبات المشروع.

من المحتمل أنك قد لا تتلقى كل التمويل الذي تحتاجه، وفي هذه الحالة قد تحتاج إلى إزالة بعض المتطلبات الأقل أهمية من النطاق. من هذه النقطة فصاعدًا، طالما أن ميزانيتك كافية للمضي قدمًا، يجب أن تكون مستعدًا للالتزام الكامل للمضي قدمًا.

بعد تلقي التمويل، حان الوقت الآن أيضًا لإنشاء عملية وتسلسل التراخيص لاستخدام الأموال أثناء تقدم المشروع. 

 

الخطوة 5: تقييم الأثر والمخاطر

لديك الآن مجموعة واضحة من الأهداف، أنت تعرف نطاق المشروع، ولديك الدعم المالي والقيادي اللازم لمشروعك للمضي قدمًا، حان الوقت لبدء تخطيط المشروع بجدية، وهذا يعني الاستعداد للأشياء التي يمكن أن تستمر خطأ على طول الطريق. 

لا يجب عليك فقط تقييم المخاطر المحتملة على إتمام مشروعك بنجاح، ولكن أيضًا الآثار التي سيحدثها مشروعك على عملك وسلسلة التوريد والعاملين فيه.

سيمكنك تقييم المخاطر الخاص بك من بناء خطط طوارئ في خطة مشروعك الشاملة. سيسمح لك تقييم الأثر بتطوير استراتيجية لإدارة التغيير لمنع عملك من المماطلة أو المعاناة من معنويات الموظفين المنخفضة أثناء المشروع أو بعد اكتماله.

الخطوة 6: سرد مخرجات المشروع

باستخدام مستند نطاق المشروع كدليل، قم بإدراج جميع التسليمات التي سينشئها مشروعك. بصرف النظر عن مساعدتك في إنشاء الجدول الزمني للمشروع وبناء خطة المشروع الخاصة بك، ستعمل قائمة التسليمات على تعزيز حدود النطاق التي تدعمك إذا حاول أصحاب المصلحة إدخال التسليمات والمتطلبات الجديدة في المشروع. بمعنى آخر إنها أداة إضافية لمواجهة زحف النطاق وإبقاء مشروعك في المسار الصحيح وفي حدود الميزانية.

 

الخطوة السابعة: تنظيم الأشخاص في مشروعك 

يحتاج مشروعك إلى أكثر من المال لإحيائه؛ حيث سيكون من المفيد إذا كان لديك الكثير من الأشخاص المستعدين والقادرين على تنفيذ المهام وإنشاء النتائج.

هذا هو السبب في أن الآن هو الوقت المناسب لبدء تنظيم فريق المشروع وأفراد الدعم الخارجي، مثل البائعين والموردين والاستشاريين.

ستحتاج إلى تحديد عدد الأشخاص الذين سيكونون في فريق المشروع والمهارات والتخصصات التي تحتاجها. ثم يمكنك دعوة الأشخاص الذين ترغب في الانضمام إليهم. ولكن، بالطبع ، من المحتمل أن يحتاج بعضهم ، على الأقل، إلى إذن من مديريهم للانضمام إلى مشروعك.

 

إن إشراك المساعدة الخارجية ليس بالفكرة السيئة أبدًا

 

يوصى باستخدام شركة استشارية، لا سيما شركة متخصصة في عمل سلسلة التوريد، للمشاريع الأكبر. لسبب واحد ، يتمتع مستشارو سلسلة التوريد من سهل بالمعرفة والخبرة المكتسبة من الانغماس المستمر في إدارة المشاريع وتنفيذها.  

الخطوة 8: أخيرًا – حدد الجدول الزمني

في هذه الخطوة، ستقوم عادةً بإنشاء مخطط جانت باستخدام تطبيق إدارة المشروع لتقسيم جميع المهام في المشروع، وتمييز التبعيات، وتوثيق الجداول الزمنية المقدرة لكل مهمة وعملية ومرحلة في المشروع.

تبدأ العديد من مشاريع سلسلة التوريد بأفضل النوايا، وتصنف على أنها فاشلة لأنها تتوقف قبل أن تكتمل. إذا لم تقم بإنشاء جدول زمني مفصل، فإن مشروعك معرض لخطر المصير نفسه.